-
Управление проектом – это комплекс задач, решаемых для обеспечения, разработанный для реализации поставленной цели и рассчитанный на определенное время.
“Для особо сложных случаев предпочтительно использование услуг компании, предлагающей управление проектом по заданию Заказчика.”
Техническое перевооружение производства представляет комплекс мероприятий, направленных в целях увеличения эффективности работы отдельных цехов и всего предприятия на замену устаревшего оборудования более современным. При этом происходит внедрение инновационных технологий, автоматизация и механизация различных процессов, модернизация и совершенствование не только производственного оснащения, но и всех вспомогательных служб.
При больших объемах задача организации всего процесса становится достаточно сложной и требует специальной подготовки персонала. Здесь понадобятся не только знания специфики производства, но и знакомство с мировыми тенденциями развития применяемых технологий, расчет оптимальных затрат на проведение работ, организация сотрудничества ряда проектных и подрядных организаций с целью получения лучшего результата.
Для особо сложных случаев предпочтительно использование услуг компании, предлагающей управление проектом по заданию Заказчика. Это позволит получить плановое выполнение работ, минимизировать риски, эффективно вносить нужные изменения.
Что входит в управление проектом
“Согласованность действий всех участников процесса, координирование их работы, активизация, планирование и организация всех этапов реализации проекта составляют основу управления”
Весь комплекс задач, решаемых для обеспечения, разработанный для реализации поставленной цели и рассчитанный на определенное время, считается проектом. При строительных работах проектом считается возведение здания, при перевооружении предприятия – подготовка помещений и установка оборудования, необходимого для выхода производства на новый технико-экономический уровень. Для того чтобы обеспечить реализацию проекта, разрабатывается управление проектом, направленное на выполнение поставленной задачи.
В рамках одного проекта может выполняться ряд других, обеспечивающих выполнение основной задачи и входящих в отдельные этапы ее выполнения. Для установки современных станков может понадобиться реконструкция существующего здания или строительство нового, потому понадобятся строительные работы.
Основные операторы при выполнении технического перевооружения предприятия распределяют между собой обязанности с целью максимальной эффективности работ.
- Инвестор предоставляет денежные средства на реализацию проекта, требуя отчета по его исполнению.
- Заказчик определяет задачи проекта, имея свои или привлеченные источники финансирования.
- Управляющая компания действует от имени Заказчика, технически возлагая на себя часть его функций.
К работам привлекается проектная организация, проектировщик, разрабатывающая документацию для всех этапов от эскизного до рабочего проектирования. Оценка места проведения работ и проведение необходимых инженерных изысканий проводится организацией – изыскателем. Для осуществления проекта заключается договор с генподрядчиком, отвечающим за проведение всех работ, для чего может потребоваться привлечение различных субподрядчиков.
Уже на предпроектном этапе понадобится анализ технической концепции проекта, лежащей в основе бизнес-плана. Для ее внедрения необходимо разработать стратегию, позволяющую получить наибольший эффект. Может рассматриваться несколько стратегических направлений, из которых выбирается вариант, имеющий максимум преимуществ при наименьших рисках.
Менеджер проекта совместно с Заказчиком выбирает договорную модель проекта, включающую следующую информацию:
- Предполагаемый состав участвующих в проекте;
- Как между ними распределяются обязанности, и как разделяются ответственности;
- Список и условия заключения необходимых для реализации проекта договоров.
Одновременно разрабатывается график проекта, в котором все стадии реализации расписаны по порядку и времени выполнения. Совместные действия Заказчика и управляющей компании на этом этапе позволяет выбрать наиболее подходящего для работ – проектировщика, изыскателя, генподрядчика.
Работы по реализации проекта проходят в несколько этапов, на каждом из которых требуется участие менеджера проекта:
- Организация работ, подготовка площадки;
- Заключение договоров на поставку материалов и выполнение работ;
- Проведение изысканий и получение проектной документации;
- Строительные работы;
- Установка и монтаж оборудования;
- Проведение испытаний, пуск.
Согласованность действий всех участников процесса, координирование их работы, активизация, планирование и организация всех этапов реализации проекта составляют основу управления. Дополнительно на управляющего возлагаются функции контроля за выполнением задач, анализа результатов, для чего необходимы знания в ряде отраслей.
Профессиональное управление – ключ к реализации
“Можно хорошо разбираться в работе функционирующего промышленного предприятия, поддерживать его деятельность, но при необходимости кардинального переоснащения понадобятся другие навыки и принципы.”
От профессионализма и компетентности менеджмента зависит успех реализации любого проекта. В современных условиях разработаны принципы эффективного управления, позволяющие обеспечить рациональное использование ресурсов и учесть динамизм изменения окружения. Даже опытный производственник не сможет сориентироваться в инновациях в сфере управления.
Можно хорошо разбираться в работе функционирующего промышленного предприятия, поддерживать его деятельность, но при необходимости кардинального переоснащения понадобятся другие навыки и принципы. Отсутствие специальных знаний в переходной период может привести к грубейшим просчетам в управлении и даже, в конечном счете, срыву сроков и проблемам с вводом в эксплуатацию объекта. Поэтому, чтобы избежать ошибок и получить оптимальный результат, к менеджменту необходимо привлекать профессионалов, специализирующихся на управлении.
При управлении проектом необходимо отыскать разумный компромисс между выполнением и содержанием работ, рисками, стоимостью и качеством. В повседневной деятельности предприятия не требуется учет постоянно изменяющихся условий и решения разноплановых задач. Для обеспечения новых принципов управления менеджер должен обладать специальными знаниями. Сейчас разработаны международные стандарты, рассматривающие все вопросы успешного управления проектами.
Услуги управления проектом могут понадобиться при выполнении сложных и многоплановых задач.
К отраслям, где понадобятся специальные знания менеджера, относятся:
- Инвестиционные проекты, где необходим контроль затрат, согласование вложений с целью своевременного и полного возврата инвестиций;
- Строительно-монтажные работы, в том числе дорожные, промышленные, для которых важно соблюдение сроков при высоком качестве конечного результата;
- Инновационные проекты, предусматривающие внедрение новых технологий и нестандартного оборудования;
- Организационные, необходимые для координации действий при создании нового предприятия.
Несмотря на такое разнообразие назначения проектов, при управлении используются одинаковые модели, адаптированные к решению конкретных задач. Менеджер, имеющий опыт управления, действуя в тандеме с Заказчиком, знакомым с производством и правильно определившим задачи проекта, сможет оптимально организовать работу и выдержать поставленные сроки.
Используется управление проектом там, где необходимо соблюдение некоторых ограничений:
- Лимит денег требует методов формирования бюджета проекта с жестким контролем расходов на каждом этапе выполнения работ;
- Жесткие сроки предопределяют составление четкого графика с установленными контрольными точками;
- Обязательное соответствие результата предъявленным требованиям, что гарантировать труднее, пока работы не окончены, но обеспечивается использованием управления качеством и проведением тестов или испытаний на тех этапах, где это возможно.
Услуга управления проектом в последнее время больше востребована.
Причем в роли Заказчиков выступает все более разноплановые компании:
- Для международных компаний управление проектами является вполне естественным и привычным. При реализации проектов они привлекают специалистов со стороны, одновременно пользуясь услугами своих сотрудников.
- При реализации инвестиционных проектов крупные компании на первой стадии создают проектные офисы из привлеченных специалистов, постепенно вовлекая в работу свой персонал.
- При введении корпоративной системы управления используются консультанты управляющей компании.
- При реализации масштабных государственных программ для координации работы большого числа направлений.
- При необходимости срочной реализации проекта.
Для разных проектов может понадобиться различный подход в управлении, разнообразные методы реализации и контроля, использование специальных приемов, технологий, разработок. Это не возможно для Заказчика, знающего свои задачи и ориентированного на результат, но не знакомого с современными приемами его достижения. Поэтому предпочтительнее к решению задач привлекать сторонние организации, способные довести проект до стадии завершения.
Особенности управления проектом
“Эффективное выполнение задач с наименьшими рисками”
Как менеджеры проектов отличаются от заказчиков – квалификацией, подходом, средствами достижения цели, так и управление проектами имеет свои особенности по сравнению с традиционным руководством работами. Деятельность проект-менеджеров базируется на использовании передовых технологий, максимальной компьютеризации, мирового опыта управления.
Особенностью менеджмента проектов является установка на решение основной задачи методом разбиения на отдельные этапы, более мелкие, но более простые в реализации и контроле. Это позволяет формально выполнять отдельные задачи, для чего использовать услуги субподрядчиков. Благодаря системе управления проектный менеджер может рационально спланировать расходование необходимых ресурсов, оценить стоимость отдельных работ и их комплексного выполнения, скоординировать работу каждого направления.
Практически, при правильной организации функции управления проектом сводятся к регулированию выполнения отдельных работ и этапов. Любые риски, возникающие на той или иной стадии, своевременно идентифицируются, что позволяет вовремя вмешаться и скорректировать деятельность.
По сравнению с традиционными методами руководства управление проектом имеет ряд существенных отличий:
- Быстрое реагирование на возникающие изменения, высокая мобильность решений;
- Возможность изменения круга задач в процессе выполнения проекта;
- Использование преимущественно инновационных методов;
- Наличие с самого начала работ четкого плана;
- Конечный результат определяет успех выполнения задач;
- Ответственность менеджера определяется реализацией проекта.
Если традиционное руководство ориентировано на оптимизацию и ограничено полномочиями на разных уровнях, то для проектного менеджмента основным является его эффективность.
В каждой отрасли могут быть свои особенности, что связано не с методологией, а со спецификой результата. Так, при инвестиционных проектах результатом является повышение прибыльности инвестиций, оценка которой не всегда объективна.
Отличает управление проектом и нестандартность решений, когда для привычных работ применяются нетрадиционные подходы, а в инновационных проектах – источники финансирования. Основная цель таких решений – эффективное выполнение задач с наименьшими рисками. Реализация проекта происходит через функции управления, для каждой из которых может выделяться специальное подразделение, при этом в управлении проектом задействована команда профессионалов.
В зависимости от выполняемых функций, может потребоваться управление различными сторонами проекта:
- Выдерживание необходимых требований и стандартов, контроль качества;
- Получение необходимого продукта при выполнении проекта, его сущность;
- Бюджетирование, контроль применяемых материальных ресурсов;
- Временные рамки и график выполнения работ должен быть сохранен;
- Управление контрактами на выполнение услуг и поставку комплектующих;
- Подбор кадров для каждого этапа работ;
- Мониторинг рисков.
Эти функции свойственны выполнению управления проектом и определяют деятельность по получению результата.
Особые требования при управлении проектом
“Управление проектом – процесс сложный и зависящий как от особенностей задания, так и от пожеланий Заказчика.”
В процессе реализации проекта должен выполняться ряд требований к его управлению:
- Соблюдение последовательности этапов от инициализации до завершения проекта;
- Организация контроля с момента планирования.
Начинаться любой проект должен с определения его целей и конечного продукта. Одновременно акцентируется внимание на причинах инициализации проекта, назначается его заказчик и руководитель.
Производится планирование проекта и описывается его содержание.
На этом этапе требования к проекту определяются с различных ракурсов:
- Со стороны Заказчика;
- С точки зрения законодательства;
- По нормативным документам;
- От других, заинтересованных в выполнении работ лиц.
Проводится всесторонний анализ всех требований на предмет возможности их удовлетворения.
С Заказчиком согласовывается документ, содержащий результаты анализа, а также определяются основные параметры результатов проекта:
- Характеристики и свойства конечного продукта;
- Методы испытаний и приемки промежуточных этапов и конечного результата;
- Допущения и исключения по всем работам и конечному продукту.
По окончании проекта все работы должны быть завершены, а конечный продукт получен. С точки зрения управления проектом должны быть выполнены все процедуры проверки и приемки, задокументированы результаты, в том числе внесенные в проект изменения, по которым должен приводиться анализ их необходимости. Формальное закрытие проекта происходит после оформления всех документов управляющей компанией и согласование их с Заказчиком, закрываются все договора по проекту. Все стороны проекта получают уведомление о его закрытии.
Особые требования предъявляются к составлению документов по управлению проектом. Для разных направлений форма и содержание документации может различаться.
Независимо от специфики проекта управление документами должно включать:
- Согласование до применения документов;
- Анализ актуальности и обновление в случае необходимости;
- Хранить документы необходимо до момента их актуальности;
- Для разных сторон проекта доступ к документам должен определяться в зависимости от их конфиденциальности и степени допуска;
- Устаревшие документы должны иметь соответствующую пометку, чтобы предотвратить их ошибочное использование.
В зависимости от направления деятельности, могут предъявляться специфические требования к управлению проектом.
Свой кандидат или привлеченный специалист?
“Услуга управления проектом позволит заказчику выполнить все работы в срок, получить желаемый результат, при этом не загружая своих работников дополнительной, не свойственной им работой. Наша компания – оптимальный выбор для управления проектом”
Когда возникает вопрос, поручить управление проектом «своему» кандидату или привлечь специалистов из управляющей компании, нужно понимать специфику ситуации и правильно оценивать человеческие ресурсы. Чтобы получить качественное управление работами, руководитель должен быть знаком с будущими работами, знать специфику проекта, иметь опыт подобных работ, обладать нужными знаниями.
Если компания ранее не занималась подобными проектами, вероятность наличия в ней работников, имеющих соответствующие опыт и знания очень мала. Для того чтобы подготовить соответствующего специалиста, понадобится время на его обучение. К тому же практику и набираться опыта он будет проходить, управляя реальным проектом, а потому все ошибки и неопытность будут отражаться на выполняемых работах.
Заказчик проекта заинтересован в сохранении денег, качестве выполняемых работ и соблюдении сроков пуска объекта. Если хотя бы одно из этих условий не соблюдается, это вызывает незапланированные затраты и может привести к задержке, а то и срыву сроков реализации проекта. Услуга управления проектом позволит избежать элементарных ошибок, тем самым повысив эффективность работ и позволив получить нужный результат.
Найдется множество компаний, которые, используя свои силы при реализации проекта, столкнулись с рядом проблем. Когда ситуация с выполнением работ становится критической, единственно правильным может стать решение обратиться за помощью к сторонней компании. В таком случае услуги специалистов не только обеспечат успех в реализации проекта, но и обеспечат независимую оценку ситуации, помогут выявить слабые стороны в организации работы компании и некоторые недочеты проекта.
Для нас, как и для Заказчика важно выполнение работ.
Использование услуг управления проектом для заказчика отличается некоторыми преимуществами:
- Работы по реализации проекта должны быть выполнены в срок при любых условиях. Если менеджер заболел или по каким-либо причинам вынужден отказаться от работ, на его место будет поставлен специалист с соответствующей квалификацией, и для Заказчика замена не будет иметь последствий. Замена может быть произведена и в том случае, если назначенный менеджер не полностью соответствует представлениям Заказчика.
- Нужная квалификация специалиста будет определена при ознакомлении с проектом, поэтому работать будет менеджер наиболее подходящий для таких работ.
- Заключая договор с компанией на управление проектом, Заказчик может рассчитывать на ее информационную поддержку и экспертный потенциал.
- Во время реализации проекта Заказчик, воспользовавшись услугой управления проектом, может рассчитывать на обучение собственных специалистов, перенимание опыта, повышение эффективности управленческого звена.
- У компаний, постоянно оказывающих услуги управления проектами, разработана система ценообразования, потому Заказчик сможет просчитать свои затраты на этапе привлечения специалиста.
Услуга управления проектом позволит заказчику выполнить все работы в срок, получить желаемый результат, при этом не загружая своих работников дополнительной, не свойственной им работой.
Возникшие ошибки и проблемы в управлении
“При своевременном исправлении ситуации в большинстве случаев ошибки не вызовут негативных последствий, более того, могут положительно повлиять на работоспособность команды.”
При управлении проектом может возникнуть ряд проблем, чаще всего связанные с неправильным выбором менеджера. В процессе реализации проекта могут возникать ошибки из-за сбоев в организации работ, неверного планирования, несогласованности действий между сторонами проекта. Одни ошибки легко устраняются и не имеют особых последствий, другие могут привести к фатальным результатам и срыву всего проекта.
При появлении любых проблем необходимо проанализировать их причины, найти решение, устранить вероятное появление в будущем. При своевременном исправлении ситуации в большинстве случаев ошибки не вызовут негативных последствий, более того, могут положительно повлиять на работоспособность команды.
Можно выделить основные ошибки при управлении проектом:
- Недостаток ресурсов. При выполнении работ выявилась нехватка специалистов или материальных ресурсов, что приводит к задержке выполнения работ и вынужденным простоям.
- Недостаточная квалификация руководителя проекта. Управляющий проектом не может скоординировать работу отдельных структур, не выполняет своих функций по управлению рисками и качеством.
- Не верно составлен график выполнения работ. Время на операции должно быть точно рассчитано, чтобы не было простоев между отдельными работами, наложения выполнения операций, неправильное время поставки комплектующих.
- Некорректное поведение управляющего. Менеджер проекта может себя вести заносчиво и грубо с персоналом, что вызовет нездоровую обстановку на площадке и может привести к срыву работ.
- Нельзя бояться обратиться за объяснениями при возникновении вопросов. Самонадеянность при решении серьезных задач неуместна.
- Отсутствие стандартных процедур приводит к необоснованным потерям времени. По возможности нужно использовать повторяющиеся операции, для выполнения которых рабочим не нужно много времени.
- Не предоставляется актуальная информация о ходе реализации проекта. Это приводит к неэффективному управлению и использованию ресурсов.
- Отсутствие реакции на возникшие проблемы. Если что-то пошло не так, необходимо срочное вмешательство и возврат ситуации в рамки плана. Даже небольшая проблема, если на нее не обратить внимания, может перерасти в серьезные неприятности.
Грамотное управление проектом не допускает серьезных проблем и призвано быстро реагировать на любые отклонения. Серьезность подхода не должна зависеть от размеров проекта, все сроки и требования должны выполняться вне зависимости от размеров инвестиций или объемов работ. Но первоначальный анализ проекта позволяет решить, насколько необходимо привлечение к его реализации большой команды, или достаточно одного опытного менеджера, что позволит значительно сократить расходы. Ошибка при оценке необходимого для проекта уровня управления может привести к увеличению бюджета.
Большинство проблем, связанных с квалификацией менеджера, должно решаться его заменой. При заключении договора на управление проектом предусматривается ответственность сторон, и ошибки менеджера, вызвав потери денег у Заказчика, приведут к штрафным санкциям. Сам менеджер, соглашаясь на выполнение управления проектом, должен объективно оценивать свои возможности. Завышенная самооценка может привести к срыву работ у Заказчика.
Чтобы избежать проблем при реализации проекта, управлением должны заниматься ответственные и нужным образом подготовленные люди. Наша компания гарантирует подбор команды, способной выполнить сопровождение всех этапов работ, и довести проект до получения запланированного результата.
Мы знаем, что нужно получить, и как этого добиться
“Компания “Синтез ТМК” – оптимальный выбор для управления проектом”
Залогом качественного управления реализацией проекта является соответствие квалификации менеджера. Наши сотрудники имеют обширный опыт работы с различными проектами, к тому же обладают глубокими знаниями организации производства. При необходимости технического перевооружения или при строительстве объекта такой уникальный набор знаний является необходимым. Мы знаем, что нужно получить, и как этого добиться.
Преимущества привлечения наших специалистов:
- Сокращение общих расходов за счет оптимального использования ресурсов.
- Опыт в получении разрешительной документации, который дает возможность контролировать процесс прохождения бюрократических процедур и понимание необходимых для этого затрат времени и денег.
- Большая база поставщиков материалов и услуг, возможность заключения контрактов с субподрядчиками и продавцами комплектующих на самых выгодных условиях при максимальном качестве. Это позволяет снизить риски срыва поставок, и получить товары и услуги максимально качественные.
- Знание особенностей подключения к инженерным сетям, потому снижение рисков, связанных с этими вопросами.
- Умение решать административные проблемы на любых уровнях.
- Максимальный спектр услуг, от выбора площадки, получения согласований и проектирования до сопровождения строительных и монтажных работ, сертификации оборудования, ввода объекта в эксплуатацию.
- Привлечение к работам персонал Заказчика, особенно на этапах монтажа оборудования, что позволяет обеспечить занятость и повысить квалификацию рабочих.
- Получение необходимых лицензий на выполнение монтажных работ делает сотрудничество выгодным для подрядчиков.
При управлении проектом, мы вместе с Заказчиком участвуем в найме рабочих для монтажных и наладочных работ. После завершения проекта они могут продолжить работать на установленном оборудовании.
Управляющий участвует в реализации проекта на всех этапах и имеет четкое представление о его задачах и особенностях. Это позволяет защищать интересы Заказчика при общении со сторонними организациями, выполняющими задания и разрабатывающими различную документацию, и полностью контролировать этот процесс.
Наши специалисты обеспечат комплексную реализацию проекта. Мы гарантируем управление контролем качества, объема и сроков работ, пуск объекта в эксплуатацию.
Поделиться:
